Hướng dẫn kế toán kiểm tra các chứng từ chưa ghi sổ thì ghi sổ để hiển thị lên báo cáo.
1. Tại mục 1. Chứng từ chưa ghi sổ, nhấn Kiểm tra.
2. Nếu không có chứng từ nào chưa ghi sổ thì chương trình sẽ hiển thị thông báo “Chương trình không phát hiện ra chứng từ nào chưa được ghi sổ“.
3. Còn nếu có chứng từ chưa được ghi sổ thì chương trình hiển thị “Báo cáo kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách” như sau:
4. Nhấn vào từng số chứng từ để mở chứng từ lên kiểm tra.
- Nếu nội dung trên chứng từ chưa hợp lý, chưa phản ánh đúng thực tế thì chỉnh sửa lại cho đúng, sau đó thực hiện ghi sổ lại.
- Nếu chứng từ hợp lý, hợp lệ mà quên chưa ghi sổ thì thực hiện ghi sổ lại.
- Nếu chứng từ sai thì thực hiện xóa đi.
5. Sau khi đã xử lý các chứng từ chưa ghi sổ thì thực hiện Bảo trì dữ liệu để đảm bảo tính đúng đắn của dữ liệu.
- Vào Tiện ích\Bảo trì dữ liệu.
- Chọn Khoảng thời gian bắt đầu bảo trì, thường là theo kỳ năm hạch toán.
- Nhấn Thực hiện. Thời gian thực hiện chức năng này phụ thuộc vào độ lớn của dữ liệu, nên có thể mất nhiều thời gian nếu dữ liệu nhiều. Để tiết kiệm thời gian có thể chọn khoảng thời gian bảo trì phù hợp với yêu cầu quản lý.
- Phần mềm hiển thị thông báo Hoàn thành bảo trì dữ liệu đồng thời chỉ ra có bao nhiêu chứng từ ghi sổ thành công, bao nhiêu chứng từ ghi sổ không thành công. Nhấn Đồng ý.
- Nhấn Kết quả để xem danh sách những chứng từ không thực hiện được ghi sổ/bỏ ghi.
6. Sau đó, vào từng chứng từ và thực hiện ghi sổ lại nếu là các chứng từ hợp lệ, hoặc xóa đi nếu các chứng từ này thừa không cần thiết.
